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[Sy] 「期限ギリギリまでできない」を克服する簡単な工夫

2012/04/15

期限のあるタスクの管理どうしてますか?ぼくはとある工夫をすることで、「期限ギリギリまでできない」という悪いクセを少し克服出来つつあります。

ちょっと物語風。。。

ある月曜日のこと。ちゃぴおが席でプログラム書いていると


    上司「ちょっとお願いしたいことがあるんだけど。」

    ちゃぴお「(仕事を止めて)なんですか?」

    上司「(内容を説明して)じゃあ__今週中にお願い。__ 」

    ちゃぴお「わかりました。」


そう言ってちゃぴおは、__自分のスケジュールの金曜日のところに「期限ここまで」と書いて依頼されたタスクを追記__ し、中断していたプログラムの続きを書き始めた。

…ちょっと物語風にしてみました。さて、このちゃぴおの行動は一見普通に感じる人が多いかと思います。つい数週間前までぼくも期限のあるタスクを同じように扱っていました。

が、しかし。この行動には 明らかにおかしなところが一つ あります。

それは、「そのタスクをいつやるのかが決まっていない状態」 になってしまっていることです。この状態にしておくと、まぁ見事にちゃぴおは金曜に完了させられる ギリギリまでほったらかしにするでしょう。

この「癖」とか「性格」とも言われる、「期限ギリギリまでできない」という行動ですが、たった一つの簡単な工夫で克服 できてしまいます。

その工夫とは、「期限を補足情報として扱う」 ということです。

タスクを管理する時、例えば「場所」「必要なもの」などを補足情報として一緒に管理すると思いますが、この一つとして「期限」を扱うようにします。 そして 実際に着手できそうな日を即座に考えてスケジュールに追加する のです。もし急いでいて、いつのタスクにして良いかわからない場合はとりあえず今日やることにしておくと良いでしょう。(アナログでの管理であれば、別のメモ帳や付箋に書き出しておいて絶対にあとから目に留まるところに置いたり貼ったりしておくと良いかと) たったこれだけです。これだけで、取りかかるタイミングを早める効果が生まれます。

ちゃぴおがやっていたタスク管理は、期限という情報を重視しすぎています。確かに期限は大事ですが、そもそも期限が設けられるのには理由があります。理由として考えられるのは

  • 「純粋にそのタスクがすぐに終わらないので、一定の期間を与えるため
  • 依頼主側にその日までにやって欲しい理由がある ため」
  • 「担当者の都合がよく分からないので とりあえず

こんなところでしょう。どの理由にしても、本来タスク管理で重要な「いつやるべきか」という情報がありません。だからといって、「いつやっても良い」ということではない のです。どちらかというと、「できるだけ早い方が良い」 のです。このことを受ける側はなぜか忘れてしまいます。

期限がいつなのかを管理するのではなくて、いつやるかを管理する。シンプルですが効果は絶大だと思いますので、ぜひ試してみてください。