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『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』 のポイントと感想のまとめの第6回です。前回・前々回にて、第2章 『生活をコントロールする GTD実践のための5つのステップ』 から、「収集」「処理」についてまとめてきました。

今回は3つ目のステップになる 「整理」 についてです。

【ステップ3】整理

この「整理」のステップでは、最終的に8種類のカテゴリーに「処理」された「気になること」が振り分けられていく。

整理」のステップの説明の冒頭の文になります。この「整理」というステップでは、「処理」の6つの質問にて具体的に落とし込まれた「気になること」を、これから説明していく8つのカテゴリーに分類する作業を行っていきます。

まずは、「行動を起こすべき？」 という質問でNoと答えた 「行動を起こす必要がないもの」 の分類についてですが、

行動を起こす必要がないものは、「ゴミ箱」「保留」「資料」の3つのカテゴリーに分けられる。

とあります。

「ゴミ箱」はそのままの意味です。とりあえず「気になること」としてinboxにいれておいたものの、よーく考えてみるといらないものが出てくるでしょう。その場合は思い切って捨ててしまいましょう。捨てることは普段の整理整頓でも重要なことです。

「保留」は、今すぐ行動を起こさなくてもいいけど、いつか、もしくは具体的な日にちになったらやるものが該当します。保留する「気になること」は、「いつかやる／多分やるリスト」 または 「備忘録ファイル」 のどちらかに入れて管理していきます。「いつかやる／多分やるリスト」は、単純にいつかやる／多分やると考えた「気になること」を箇条書きにしたメモで構いません。「備忘録ファイル」については第7章にて詳細に書かれていますので概要だけになりますが、一言で言うと、未来の日付を指定しておいて、その日になったら自動的にinboxに入ってくるように仕掛けることができるファイル管理の仕組み です。これはGTDを実践するしないに関わらず、是非真似してみたいと思ったほど工夫された仕組みです。

「資料」は特に説明する必要はないでしょう。ただ、2点大事なことが書いてあったのでその部分を少し見ておきます。

資料が必要なときに簡単に参照できなくてはならない

資料の整理ができていないと、見た目にも頭の中でも行動可能なものとそうでないものがごちゃごちゃになり、手が付けられなくなってしまう。この種の資料を管理する、機能的なシステムを確立することが、ストレスを排除して高い生産性を発揮していくためのカギとなる。

ここで書いてあることは、当たり前っちゃ当たり前なことです。見たいときにすぐに参照できる状態にあること、資料の整理を常に行っておくこと。これだけのことですが、GTDにおいては両方とも重要なことになります。

「行動を起こす必要のないもの」が分類される3つのカテゴリーについては以上となります。続いて、「行動を起こす必要のあるもの」を見ていきます。

まずは 「次に取るべき行動は一つ？」 でNoと答えた場合に分類される 「プロジェクトリスト」「プロジェクトの参考情報」 の2つ。「処理」のところで説明したとおり、GTDにおいてプロジェクトとは、「求めるべき結果」となるもので、その達成には複数の行動を必要とします。そのプロジェクトをリスト化したものが「プロジェクトリスト」、プロジェクトに必要となる参考情報などをまとめておくところが「プロジェクトの参考情報」となります。

次の質問は、「2分以内でできる？」 でした。ここでYesとなるものは、「整理」のカテゴリーには振り分けずに その場で実行 してしまいます。

次に、2分以上かかる「気になること」は、 「自分でやるべき？」 という質問に回されます。答えがNoであれば、他の任せられる人に依頼を行い、忘れないように 「連絡待ちリスト」 にて管理します。

そして最後の質問になる、 「特定の日付にやるべき？」 でYesと答えたものについては、 「カレンダー」 にて管理します。

ここまで7つのカテゴリーに「気になること」を分類してきました。一旦整理しておきましょう。

• ゴミ箱
• 保留
• 資料
• プロジェクトリスト
• プロジェクトの参考情報
• 連絡待ちリスト
• カレンダー

残るは最後の一つ、「次にとるべき行動リスト」 です。ここまでの7つのカテゴリーに分類されないものがこの「次にとるべき行動リスト」に入れられますが、これらは6つの質問によって磨かれ、ふるいにかけられた具体的な行動になっています。

以上が「整理」についての概要のまとめになります。 次回は長かった第2章の締めくくり、「レビュー」と「実行」についてまとめていきます。